Zensus 2022 – Auskunftspflicht für Immobilieneigentümer und -verwalter

Bereits im Jahr 2011 haben sich die EU-Staaten in einer Verordnung zur Volks- und Wohnungszählung verpflichtet, alle zehn Jahre eine Bevölkerungszählung durchzuführen. Rechtsgrundlage ist das Zensusgesetz 2022 (ZensG), das die Durchführung der Volkszählung regelt. Dort steht beispielsweise geschrieben, welche Daten und Merkmale in der Gebäude- und Wohnungszählung in welchem Umfang erhoben werden dürfen und wie die Datensicherheit garantiert werden muss.

Für private Immobilien- und Wohnungseigentümer sowie gewerbliche Hausverwalter ist die gesonderte Gebäude- und Wohnungszählung (GWZ) von größerer Bedeutung, da sie hierfür nach Paragraf 24 ZensG in der Auskunftspflicht stehen. Für die Informationen rund um die GWZ gibt es kein flächendeckendes Register, weshalb rund 17,5 Millionen private Gebäude- oder Wohnungseigentümer per Post befragt werden. Ebenso stehen gewerblich tätige Mehrfacheigentümer und Verwalter sowie sonstige Verfügungs- und Nutzungsberechtigte von Gebäuden oder Wohnungen in der Informationspflicht.

Die Verantwortlichen unterliegen der gesetzlichen Auskunftspflicht und müssen die notwendigen Informationen an die zuständigen Ämter übermitteln. Deshalb ist die Weitergabe der Daten durch Immobilieneigentümer, Vermieter und Hausverwaltungen nach Artikel 6e DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) erlaubt und rechtmäßig zulässig, da die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist.

Aufgrund der gesetzlichen Auskunftspflicht benötigen Vermieter und Hausverwaltungen keine gesonderte Einwilligung der Mieter zur Übermittlung ihrer wohnungs- und personenbezogenen Daten an die Statistischen Ämter. Allerdings müssen die betroffenen Mieter nach Artikel 13 (3) DSGVO vorab über die Weitergabe ihrer Daten informiert werden.

Um eine transparente Weiterverarbeitung der Daten zu garantieren, sollte die datenschutzrechtliche Information für Mieter folgende Punkte beinhalten:

• Grund und Zweck der Datenerhebung
• Rechtsgrundlage
• Kontaktdaten des Verantwortlichen (Vermieter oder Hausverwaltung)
• Empfänger der personenbezogenen Daten
• Dauer der Datenspeicherung oder Kriterien für die Festlegung der Dauer

Zu den Erhebungseinheiten in der GWZ zählen Gebäude mit Wohnraum, bewohnte Unterkünfte und Wohnungen. Nach Paragraf 10 ZensG werden folgende Erhebungsmerkmale mit Hilfe eines Fragebogens ermittelt:

1. Für Gebäude mit Wohnraum und bewohnte Unterkünfte:

• Gemeinde, Postleitzahl und amtlicher Gemeindeschlüssel
• Art des Gebäudes
• Eigentumsverhältnisse
• Gebäudetyp
• Baujahr
• Heizungsart und Energieträger
• Anzahl der Wohnungen

2. Für Wohnungen:

• Nutzungsart
• Wohnfläche
• Anzahl der Räume
• Nettokaltmiete
• Leerstandsdauer
• Leerstandsgründe

Die Merkmale Nettokaltmiete, Leerstandsdauer und Leerstandsgründe sind erstmals in die Befragung mitaufgenommen worden. Diese Faktoren können für kleinere Regionen ausgewertet werden, damit sich der Bund ein genaueres Bild vom Wohnungsmarkt (Angebot und Nachfrage) machen kann.

Sogenannte Hilfsmerkmale ergänzen die relevanten Erhebungsmerkmale:

• Namen und Anschrift der Auskunftspflichtigen
• Kontaktdaten der Auskunftspflichtigen oder einer anderen Person für Rückfragen
• Namen von bis zu zwei Personen, die die Wohnung nutzen
• Anzahl der Personen, die in der Wohnung leben
• Anschrift der Wohnung

Diese Hilfsmerkmale müssen von den relevanten Erhebungsmerkmalen laut Zensusgesetz frühestmöglich getrennt und spätestens vier Jahre nach dem Zensusstichtag gelöscht werden.

Die Eigentümerinnen und Eigentümer werden im Jahr 2022 offiziell postalisch angeschrieben und aufgefordert, die Fragen zu ihrem Wohnraum in einem hierfür neu entwickelten Online-Fragebogen zu beantworten. Um eine gute und einfache Bedienbarkeit des Fragebogens zu gewährleisten, wurde dieser bereits stichprobenartig im Jahr 2019 getestet. Der Fragebogen kann geräteübergreifend bedient werden (Smartphone, Tablet und PC), damit die verpflichtende Befragung möglichst komfortabel und mit geringem Aufwand für die Verantwortlichen durchgeführt werden kann. Die Bearbeitungszeit wird bei rund 10 Minuten liegen. Die elektronische Übermittlung der Daten ist im Gegensatz zu klassischen Papierfragebögen ressourcenschonend und zeitsparend.

Für die Übermittlung der Daten verlangt der Gesetzgeber, dass die gesammelten Auskünfte pro Objekt von einer Partei an die Ämter übermittelt werden. Das heißt, entweder reichen die Eigentümer selbst oder eine Hausverwaltung alle notwendigen Informationen ein. Hausverwalter kennen die technischen Daten des Gebäudes oder der Wohnung oft am besten, allerdings haben sie häufig keine oder nur geringe Kenntnisse über die Bewohner selbst. Diese Informationen liegen meist bei den Eigentümern, die wiederum nicht alle Gebäudedaten auf Anhieb wissen. Eine Zusammenarbeit ist daher zu empfehlen. Das Zensusgesetz sieht zum Nachteil beider Parteien keine Teilung der Auskunft vor – es ist somit nicht zulässig, dass die Eigentümer die Personendaten übermitteln und die Hausverwaltung die Gebäudedaten. Falls der Hausverwalter die Datenauskunft übernimmt und ihm die angeforderten Informationen nicht vorliegen, ist er dazu verpflichtet, die Eigentümer mit Name und Anschrift beim Statistischen Landesamt zu benennen, damit alle Erhebungsmerkmale direkt bei den Eigentümern erfragt werden können.

• Private Immobilien- und Wohnungseigentümer sowie gewerblich tätige Hausverwaltungen sind gesetzlich dazu verpflichtet, personen- und wohnungsbezogene Daten an die Statistischen Landesämter zu übermitteln.
• Daraus ergibt sich konkret die Pflicht, Namen und Vornamen von bis zu zwei Personen, die die Wohnung nutzen, anzugeben.
• Vermieter müssen ihre Mieter entsprechend der Informationspflicht laut DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) über die Weitergabe ihrer Daten informieren.
• Falls der Verwalter die Auskunft übernimmt und ihm die Informationen nicht vorliegen, muss er Namen und Anschrift der Eigentümer an die Ämter weitergeben.